O que é prestação de contas do condomínio?

A prestação de contas é a somatória dos documentos que reúnem todos os movimentos financeiros do condomínio no período de um ano ou do período que for solicitado.

Através de pastas de prestações de contas, que contém toda a documentação contábil e comprobatória de forma física ou virtual, e ainda, mediante o envio do resumo destas contas mensalmente aos condôminos, pode-se dar os esclarecimentos aos moradores sobre a origem das receitas, quais foram as despesas contratadas, saldo das contas bancárias e a separação dos saldos ordinários e qual a quantia em reserva.

Este é um procedimento adotado pela ETECE Administradora de Condomínios.

Com base nestas informações é possível ao síndico planejar com maior assertividade as decisões financeiras futuras.

O que diz o Código Civil sobre a prestação de contas do Condomínio?

A prestação de contas do condomínio é uma atividade obrigatória, conforme previsto no Art. 1348 da Lei nº 10.406/2002 que aborda as atribuições do síndico:

III – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.

Conforme visto acima, essa tarefa deve ser executada pelo menos uma vez por ano ou quando solicitado pelos moradores.

Como deve ser executada a prestação de contas do condomínio?

Se você é síndico ou Conselheiro e está em dúvidas quanto a execução da prestação de contas do condomínio, confira abaixo os itens essenciais que precisam ser apresentados.

Relatório de receitas: Demonstrar as receitas ordinárias mensais, receitas de consumo (água, gás, outros), receitas com locações de espaços compartilhados, fundo de reserva e eventuais receitas extraordinárias, como “Chamada Extra” Outros recursos, como juros, multa e correção por quitação de dívidas de cotas condominiais, também devem ser observadas, além dos rendimentos de recursos aplicados em fundos de investimentos seguros.

Relatório de despesas: Esse documento é dividido em duas partes – ordinárias e extraordinárias. Nessa etapa é possível checar a evolução dos custos condominiais fixos e variáveis efetuados pela gestão. Nesse item, pode-se agregar um relatório comparativo entre as despesas orçadas x realizadas (fluxo de caixa).

Balancete: Demonstra resumidamente os gastos e receitas do condomínio, além do saldo inicial e final do mês. Este documento pode ser usado mensalmente para prestação de contas aos condôminos e geralmente está anexado ao boleto mensal.

Inadimplência: Apresenta indicadores como valores pendentes, percentual, medidas tomadas para cobrança administrativa ou judicial, bem como a conscientização para redução desse índice.

Planilha de prestação de contas

Para facilitar a prestação de contas do condomínio é recomendado organizar todas as informações. Normalmente é utilizado uma pasta que pode ser física ou digital, na qual são armazenados os dados financeiros e comprovantes contábeis e comprobatórios as transações efetuadas, anexando ao balancete mensal, o extrato bancário, rendimentos, comprovação da receita mensal, as notas fiscais de todas as despesas quitadas e as certidões negativas do condomínio.

Vale lembrar que esses documentos pertencem ao condomínio, mas com a possibilidade dos condôminos terem acesso.

A ETECE Administradora disponibiliza mensalmente através do aplicativo COM21 os balancetes e demais documentos necessários para acompanhamento da prestação de contas, com a digitalização de todos os documentos que são armazenados pela administradora conforme determina a legislação.

Melhores práticas da prestação de contas do condomínio

Sugestões que vão te auxiliar na prestação de contas do condomínio.

Esteja preparado: Anote e organize informações importantes para que você possa consultá-las quando alguém fizer uma pergunta. Durante a Assembleia condominial, é muito importante esclarecer as dúvidas dos moradores.

Elabore um material de apoio: A demonstração financeira contém diversas informações complexas, o que pode fazer com que os moradores se percam no meio de tanto conteúdo. Desse modo, crie materiais para acompanhar sua apresentação. Além disso, programações de despesas e outros pontos relevantes podem ser inseridos neste material.

Faça uma apresentação atrativa: Apresentações com muito conteúdo são desestimulantes. Utilize recursos que tornem a sua apresentação mais atrativa e ilustrada, tais como planilhas didáticas e de fácil análise, gráficos e animações para comparar o histórico dos últimos anos com as informações atuais.

Incorpore o balancete no boleto: Uma boa maneira para tornar transparente a prestação de contas do condomínio é mostrar o balancete mensal nos boletos enviados aos condôminos. Isso é eficaz para a prestação de contas e possibilita o acompanhamento por parte dos moradores.

Faça cotações e orçamentos: Essa prática, que é de responsabilidade do síndico, mas pode contar com assessoria da Administradora, é uma prática de boa gestão, e quando isso não acontece, pode gerar pressuposto desnecessário. Sendo assim, o ideal é solicitar orçamentos de pelo menos três fornecedores para qualquer tipo de compra ou serviços.

 Qual a importância da prestação de contas para síndicos e condôminos?

A prestação de contas é obrigatória. Ainda assim, quando os condôminos percebem que o síndico está seguro em demonstrar as movimentações financeiras, tendem a valorizar a transparência da sua gestão, ficando mais confiantes nas suas ações e decisões.

Ganhar a confiança pode ser o maior benefício de uma gestão financeira transparente. Além disso, reduz problemas de comunicação, como boatos sobre o destino de recursos ou dos fundos do edifício.

Quem deve aprovar a prestação de contas?

A prestação de contas do condomínio deve ser avaliada previamente pelo Conselho Fiscal, que emitirá o parecer sobre a prestação de contas do período e será votada na Assembleia Geral, que decide pela aprovação ou não. Caso não seja aprovada, o síndico terá um prazo para regularizar as inconsistências, com prazo a ser aprovado pela Assembleia Geral, que normalmente é de 30 a 60 dias a partir da assembleia que deliberou a pauta.

A prestação de contas do condomínio é fundamental para uma gestão eficiente e transparente. A ETECE Administradora tem por finalidade facilitar o acesso às informações dos gestores e moradores, propiciando maior satisfação e tranquilidade aos condôminos.